Accordo sul trattamento dei dati

Cos'e questo accordo

In sintesi

I dati che il negozio mette nel POS restano del negozio. Noi li trattiamo solo per far funzionare il servizio, non per altro. Questa pagina scrive nero su bianco quello che facciamo con quei dati e cosa ci si puo pretendere da noi.

Quando un negozio usa Omniflow POS, il titolare del trattamento e il negozio: e lui che decide di raccogliere i dati dei suoi clienti e perche. Noi siamo il responsabile del trattamento: teniamo in piedi il programma e trattiamo quei dati per suo conto.

L'articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679 vuole che questo rapporto sia messo per iscritto. Questa pagina e quel documento: vale come accordo fra il negozio e il titolare della P.IVA IT04945870618, che gestisce Omniflow POS.

Oggetto, durata, natura e finalita

Oggetto. Il trattamento dei dati personali che il negozio inserisce in Omniflow POS, o che il POS raccoglie mentre lo si usa.

Durata. Per tutto il tempo in cui il negozio usa il servizio, piu i novanta giorni successivi alla chiusura dell'account, come scritto nei Termini.

Natura e finalita. Conservare, mostrare, modificare e cancellare quei dati per erogare il servizio: registrare vendite e resi, tenere l'anagrafica clienti, gestire appuntamenti e magazzino, mandare le ricevute che l'esercente decide di mandare, allineare le giacenze con Shopify se il negozio lo ha collegato. Nient'altro. Non li usiamo per profilare nessuno, non li vendiamo, non li cediamo a chi fa pubblicita, non li usiamo per addestrare modelli.

Tipi di dati personali. Nome, cognome, indirizzo email, telefono, indirizzo, codice fiscale o partita IVA quando l'esercente li inserisce in anagrafica; lo storico degli acquisti, dei resi e degli appuntamenti collegato a quelle schede; nome e indirizzo email degli operatori che usano la cassa.

Categorie di interessati. I clienti del negozio, i suoi operatori e collaboratori.

Cosa non trattiamo mai. Numeri di carta di credito o dati di pagamento del cliente finale: non passano dai nostri sistemi. Categorie particolari di dati (articolo 9 del Regolamento): il POS non ha campi per raccoglierle e il negozio non deve inserirle.

Trattiamo solo su istruzione del negozio

Trattiamo i dati soltanto su istruzione documentata del titolare. Le istruzioni sono l'uso stesso del programma, piu quello che il negozio ci chiede per iscritto (per esempio via email all'assistenza).

Se una legge dell'Unione o italiana ci obbliga a trattare quei dati in altro modo, lo diciamo al negozio prima di farlo, a meno che sia proprio quella legge a vietarci di dirlo.

Se riteniamo che un'istruzione violi il Regolamento, lo diciamo e non la eseguiamo finche non si e chiarito.

Riservatezza

Chi ha accesso a questi dati per lavorare al servizio e vincolato alla riservatezza. Gli accessi sono limitati a chi serve davvero e per il tempo che serve. Il servizio e gestito da una struttura piccola: l'elenco delle persone che possono accedere ai sistemi si puo chiedere in qualunque momento.

Le misure di sicurezza che applichiamo

Sono quelle previste dall'articolo 32. Non un elenco di intenzioni: e quello che c'e nel programma oggi.

Le password non sono conservate. Si salva solo un'impronta calcolata con scrypt e un sale diverso per ogni utente.
Accesso a due porte. Email e password per entrare nell'applicazione, un codice numerico per aprire la cassa. Il codice di fabbrica va cambiato al primo utilizzo: il programma non apre finche non se ne sceglie uno.
Secondo fattore via email, attivabile dal negozio. Per spegnerlo serve la password, non basta avere in mano il tablet.
Freno ai tentativi. Otto password sbagliate fermano l'indirizzo per quindici minuti; cinque codici sbagliati sul tastierino della cassa aprono una pausa che raddoppia a ogni errore.
Separazione fra negozi. Ogni richiesta al server porta con se un'identita firmata: un negozio non puo leggere i dati di un altro nemmeno modificando quello che manda il browser.
Cifratura in transito. Tutto passa da HTTPS, e il browser e istruito a non provarci nemmeno in chiaro (HSTS).
Cifratura dei segreti nel database. I token dei collegamenti (per esempio Shopify) e le credenziali delle integrazioni sono cifrati con AES-256-GCM, con una chiave che non sta nel database.
Registro delle azioni. Cancellazioni e scollegamenti lasciano una riga sul server, scritta prima che il dato sparisca e non modificabile.
Nessun terzo nella pagina. Aprendo la cassa non parte nessuna richiesta verso altri: niente caratteri, script o strumenti di statistica caricati da fuori.
Sessioni revocabili. Cambiare la password chiude tutte le sessioni aperte, su ogni dispositivo, subito.

Queste misure possono cambiare nel tempo, ma solo per migliorare: non le riduciamo senza avvisare chi usa il servizio.

Sub-responsabili

Il negozio ci autorizza in via generale a servirci dei fornitori qui sotto, che trattano i dati per erogare il servizio e sono vincolati da obblighi non meno rigorosi di questi.

Vercel — hosting dell'applicazione e delle funzioni server.
Anthares44 — infrastruttura del database PostgreSQL, su server nell'Unione Europea.
Stripe — pagamento dell'abbonamento. I dati della carta arrivano a Stripe, non a noi.
Resend — invio delle email di servizio: conferma dell'indirizzo, recupero della password, ricevuta al cliente quando l'esercente la manda.

Se cambiamo o aggiungiamo un sub-responsabile lo scriviamo su questa pagina con almeno trenta giorni di anticipo. Se il negozio non e d'accordo puo disdire il servizio prima che il cambio abbia effetto, senza penali, con rimborso della parte di abbonamento non goduta.

Restiamo responsabili verso il negozio dell'operato dei nostri sub-responsabili.

Ti aiutiamo quando serve

Diritti degli interessati. Se un cliente del negozio chiede di accedere ai propri dati, correggerli o cancellarli, la richiesta va al negozio: e lui il titolare. Il POS gli permette di farlo da solo. Se non bastasse, lo aiutiamo noi entro dieci giorni lavorativi, senza costi.

Valutazioni d'impatto e consultazioni. Se il negozio deve fare una valutazione d'impatto o consultare il Garante, gli diamo le informazioni tecniche che servono e che solo noi abbiamo.

Esportazione. Dalle impostazioni dell'account il negozio puo scaricare in qualunque momento tutti i suoi dati in un file leggibile da un altro programma. Non serve chiederlo a noi e non si paga.

Se i dati finiscono dove non dovevano

Se veniamo a conoscenza di una violazione dei dati personali, avvisiamo il negozio senza ingiustificato ritardo e comunque entro 24 ore da quando ne veniamo a conoscenza, all'indirizzo email dell'account.

Nell'avviso scriviamo cosa e successo, quali dati e quanti interessati sono coinvolti per quanto ne sappiamo in quel momento, le probabili conseguenze e cosa abbiamo gia fatto per limitare i danni. Poi aggiorniamo man mano che capiamo di piu. La notifica al Garante, se serve, spetta al negozio in quanto titolare: noi gli diamo tutto quello che gli occorre per farla nelle 72 ore.

Alla fine del servizio

Quando il negozio chiude l'account, i dati restano disponibili novanta giorni: il tempo per ripensarci o per scaricarli. Passati quelli, li cancelliamo dai sistemi attivi. Le copie di sicurezza si sovrascrivono da sole entro i tempi del fornitore del database, e nel frattempo non vengono usate per nient'altro.

Se il negozio ci chiede di cancellare tutto prima dei novanta giorni, lo facciamo entro dieci giorni lavorativi. Restano solo i dati che una legge fiscale ci obbliga a conservare, e solo per quel motivo.

Verifiche

Il negozio puo chiederci le informazioni necessarie a dimostrare che rispettiamo questi obblighi, e noi rispondiamo entro trenta giorni. Puo anche chiedere una verifica in loco o tramite un incaricato, con un preavviso ragionevole, non piu di una volta l'anno salvo che ci sia stata una violazione. I costi di una verifica richiesta dal negozio sono a suo carico, tranne quando emergano inadempimenti nostri.

Dove stanno i dati

I dati del negozio sono conservati su server nell'Unione Europea. Non li trasferiamo fuori dallo Spazio economico europeo. Se un giorno dovesse rendersi necessario, lo faremmo solo con le garanzie del Capo V del Regolamento (clausole contrattuali tipo o decisione di adeguatezza) e dopo averlo scritto su questa pagina.

Come si accetta, e cosa succede se cambia

Questo accordo fa parte dei Termini di uso: accettando quelli, all'apertura dell'account, si accetta anche questo. Non serve firmare altro. Se un negozio ha bisogno di un documento firmato per i propri archivi, puo chiederlo a omniflow.info@gmail.com e glielo mandiamo.

In caso di contrasto fra questo accordo e i Termini di uso, su tutto quello che riguarda i dati personali vale questo accordo.

Se lo modifichiamo, lo diciamo per email almeno trenta giorni prima. Le modifiche che riducono le tutele non si applicano a chi non le accetta: in quel caso si puo disdire senza penali.

Versione del 28 agosto 2026 · P.IVA IT04945870618 · omniflow.info@gmail.com